Les organismes de bienfaisance et les organismes à but non lucratif sont des éléments essentiels du tissu social canadien; ils fournissent des services et un soutien indispensables à ceux qui en ont le plus besoin.
Les employés et bénévoles au sein de ces organismes le savent : les bonnes intentions n’éliminent pas les risques. Les poursuites judiciaires, les catastrophes naturelles, les cyberattaques et autres incidents imprévus peuvent engendrer des coûts élevés et perturber les activités. C’est pourquoi il est essentiel de gérer les risques et de trouver la bonne assurance.
Ces activités ne concernent pas uniquement la protection. Comme le souligne l’Institute of Risk Management dans son guide Risk Governance for Charities (gouvernance des risques pour les organismes de bienfaisance), [traduction] « l’intégration de la gestion des risques dans la planification stratégique peut aussi révéler des occasions nouvelles et différentes ». En adoptant la bonne approche, les organismes de bienfaisance peuvent préserver, voire renforcer, leur mission.
Voici quelques conseils pratiques pour les organismes canadiens de bienfaisance et à but non lucratif au sujet de l’assurance et de la gestion des risques :
Assurance
1. Pour commencer : choisir et comparer
Choisir un agent ou un courtier : tout d’abord, faites appel à un agent d’assurance expérimenté, spécialisé dans les organismes à but non lucratif, afin d’obtenir une protection personnalisée à un tarif concurrentiel.
Soumissions multiples : demandez à votre courtier ou agent d’assurance d’obtenir plusieurs soumissions, si possible, afin de comparer les options de garantie et les tarifs. Vous pourrez ainsi obtenir le meilleur rapport qualité-prix possible.
2. Déterminer les garanties à inclure dans le contrat d’assurance
Combinaisons d’assurances : envisagez de combiner vos polices d’assurance, telles que l’assurance responsabilité civile et l’assurance habitation, auprès du même assureur; vous pourriez bénéficier de remises. Demandez à votre courtier ou à votre agent s’il est pertinent d’envisager des garanties facultatives. Elles sont particulièrement importantes en cas de catastrophes naturelles, dont la gravité et la fréquence tendent à augmenter — ces événements ne sont pas toujours couverts par les polices d’assurance d’entreprise standard.
Assurance de dommages : réfléchissez aux biens que vous possédez et que vous voulez inclure dans votre assurance. Veillez à ce que vos prêteurs acceptent l’assurance que vous souscrivez. Si vous occupez un espace loué, vérifiez vos obligations prévues au bail et veillez à ce que toutes les améliorations apportées soient correctement couvertes par une assurance.
Assurance responsabilité civile des administrateurs : envisagez de souscrire une assurance responsabilité civile des administrateurs et dirigeants afin de protéger les membres de votre conseil d’administration contre toute responsabilité personnelle liée aux décisions prises au nom de l’organisme.
Assurance responsabilité civile générale : assurez-vous que votre organisme dispose d’une assurance responsabilité civile générale adéquate ainsi que d’une assurance responsabilité civile pour les bénévoles afin de protéger les bénévoles qui fournissent des services en votre nom.
Pleins feux sur la cyberassurance
Les actes de bienfaisance au sein de la communauté ne protègent pas les organismes contre les cyberattaques. C’est parfois le contraire, malheureusement. Selon le CyberPeace Institute, les cybercriminels considèrent les organismes de bienfaisance comme « vulnérables, mais attrayants ». Autrement dit, ils détiennent des données précieuses, mais n’ont souvent pas les moyens d’investir dans un système de cybersécurité robuste. Selon le projet Charity Insights Canada de l’Université Carleton, seuls 19 % des organismes de bienfaisance canadiens se disent « très confiants » dans leurs pratiques en matière de sécurité des données.
Les atteintes à la vie privée peuvent causer des dommages irréparables à la réputation des organismes ainsi que des conséquences financières. Il importe de tout mettre en œuvre pour invalider les prétentions des criminels. Assurez-vous que tous les documents papier et fichiers électroniques contenant des renseignements personnels identifiables sont correctement sécurisés, et discutez avec votre courtier ou votre agent d’une assurance contre les cyberrisques.
3. Maintenir votre assurance
Examen de l’assurance : examinez périodiquement vos polices d’assurance avec votre courtier ou agent d’assurance pour veiller à ce qu’elles correspondent à vos besoins actuels et aux risques en constante évolution qui guettent votre organisme. Comprenez vos options afin de prendre des décisions éclairées.
Mises à jour périodiques : informez votre agent ou courtier d’assurance de tout changement dans les activités, les actifs ou la structure de votre organisme qui pourrait avoir une incidence sur vos besoins en matière d’assurance. Signalez tout changement à votre courtier ou agent d’assurance afin de garantir le maintien de votre assurance.
Franchises : envisagez d’opter pour des franchises plus élevées en échange de primes moins élevées, mais assurez-vous de disposer des ressources financières nécessaires pour couvrir ces franchises en cas de sinistre.
Gestion des réclamations : établir une procédure claire pour signaler et gérer rapidement les réclamations afin d’assurer un règlement rapide. Demandez-vous s’il est nécessaire de soumettre les petites réclamations à votre assureur, car un nombre élevé de réclamations peut entraîner une hausse des primes. Désignez une personne au sein de votre organisme qui sera la principale personne-ressource pour la gestion des réclamations.
Gestion des risques
1. Évaluation et planification
Évaluation des risques : évaluez périodiquement les risques et les vulnérabilités de votre organisme afin de cerner les secteurs qui pourraient être exposés.
Respect de la législation : demeurez informé des exigences légales et des changements réglementaires susceptibles d’avoir une incidence sur vos besoins en matière d’assurance, notamment les modifications apportées au droit du travail ou à la réglementation applicable aux organismes à but non lucratif.
Conseils de professionnels : demandez conseil à des professionnels (courtiers et gestionnaires de risques) spécialisés dans le secteur à but non lucratif afin de vous assurer que vos stratégies en matière d’assurance et de gestion des risques sont solides et conformes.
2. Atténuation des conséquences et prévention des incidents
Programmes de gestion des risques : mettez en œuvre des programmes de gestion des risques et des mesures de sécurité afin de réduire le risque d’accidents et de réclamations d’assurance. Veillez à ce que tous les employés et bénévoles sachent à qui ils doivent signaler d’éventuels dommages ou préjudices. La consignation sans délai des détails d’un incident peut s’avérer cruciale pour limiter les pertes supplémentaires.
Examen des contrats : examinez attentivement et négociez les contrats, y compris les clauses d’indemnisation, afin de limiter la responsabilité de votre organisation dans les accords conclus avec les fournisseurs, les partenaires et les prestataires de services.
Embauche et formation de bénévoles et d’employés : vérifiez les antécédents de tous les nouveaux bénévoles et employés. Formez le personnel et les bénévoles à la gestion des risques, aux protocoles de sécurité et aux procédures d’urgence afin de réduire les responsabilités potentielles. Élaborez une politique relative aux normes de soins pour les jeunes, les enfants et les adultes vulnérables qui sont sous la supervision de bénévoles, si ce n’est pas déjà fait.
Prévention des pertes : Investissez dans des systèmes de sécurité, des mesures de prévention des incendies et des plans de préparation aux catastrophes afin de réduire les pertes et les réclamations potentielles.
3. Capacité à réagir
Planification de la continuité des activités/intervention d’urgence : élaborez un plan de continuité des activités, y compris des plans d’intervention d’urgence, pour veiller à ce que votre organisme puisse poursuivre sa mission en cas de perturbation ou de catastrophe.
Réserves : maintenez un fonds de réserve destiné à couvrir les dépenses imprévues ou les franchises, de manière à assurer la résilience financière de votre organisme face aux aléas.
Engagement auprès de la communauté : restez fortement engagé auprès de votre communauté et de vos appuis pour bâtir un réseau de solidarité prêt à vous soutenir en cas de coup dur.
Il existe un autre élément essentiel à une gestion efficace des risques : vos collaborateurs. Comme le souligne le guide de l’Institute of Risk Management : [Traduction] « La qualité de la gestion des risques repose avant tout sur les personnes, sur leurs décisions et sur leur participation dans la stratégie adoptée par l’organisme. »
En inculquant à votre équipe une culture de la gestion des risques et en mettant en œuvre ces conseils en matière d’assurance et de gestion des risques, votre organisme pourra mieux protéger ses actifs, ses bénévoles et ses bénéficiaires, tout en gérant efficacement ses coûts d’assurance.
Ce faisant, vous favoriserez une culture où la conscience des risques renforce votre mission et votre capacité à servir.
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