La protection des renseignements personnels et vous

Principes du BAC régissant la protection des renseignements personnels

• PRINCIPE 1 : RESPONSABILITÉ

  Le BAC est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient en sa possession. Le chef de la protection des renseignements personnels du BAC est responsable de la conformité de l’organisation aux principes énoncés dans le présent document et à toutes les lois provinciales et fédérales s’appliquant à la protection des renseignements personnels.

• PRINCIPE 2 : IDENTIFICATION DES MOTIFS

  Le BAC doit préciser les motifs pour lesquels des renseignements personnels sont recueillis avant ou au moment de leur collecte.

  1. Le BAC doit documenter les motifs pour lesquels les renseignements personnels sont recueillis. Le fait de préciser les motifs pour lesquels des renseignements personnels sont recueillis, avant ou au moment de leur collecte, permet au BAC de déterminer les renseignements dont il a besoin pour tenir ses engagements.

  2. Si des renseignements personnels recueillis antérieurement doivent être utilisés pour un motif qui n’avait pas été mentionné, le nouveau motif doit être indiqué avant une telle utilisation. À moins que le nouveau motif ne soit permis par la loi, le consentement de la personne concernée est requis avant que les renseignements puissent être utilisés à ladite fin.

• PRINCIPE 3 : CONSENTEMENT

  Le consentement éclairé de la personne est habituellement requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels. Dans la plupart des cas, le BAC doit se fier au consentement obtenu par les compagnies d’assurance. Il faut noter que, dans certaines circonstances, des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués sans le consentement éclairé de la personne concernée. Par exemple, des renseignements recueillis aux fins de détection et de prévention de la fraude ou d’application de la loi, pour lesquels le fait de demander le consentement de la personne concernée pourrait aller à l’encontre du motif visé par une telle collecte.

  1. Un consentement est habituellement requis pour la collecte de renseignements personnels et leur utilisation ou divulgation subséquente. Dans certaines circonstances, le consentement relatif à l’utilisation ou à la divulgation peut être demandé après la collecte des renseignements, mais avant leur utilisation (par exemple, à des fins non déterminées précédemment).

  2. Le principe nécessite « le consentement éclairé ». Dans les cas restreints où le BAC recueille des renseignements directement auprès de la personne concernée, le BAC doit s’assurer que la personne est informée des motifs pour lesquels les renseignements sont recueillis, utilisés et divulgués.

  3. Le BAC ne doit pas, sous prétexte qu’il fournit un produit ou un service, exiger qu’une personne consente à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements autres que ceux nécessaires pour réaliser les motifs légitimes et explicitement indiqués.

  4. La méthode d’obtention du consentement peut varier en fonction des circonstances et du type de renseignements recueillis. Le BAC demandera habituellement un consentement explicite lorsque les renseignements risquent d’être considérés comme confidentiels. Un consentement implicite serait généralement approprié lorsque les renseignements sont moins confidentiels.

  5. Une personne peut, en tout temps, retirer son consentement, sous réserve des restrictions juridiques et contractuelles et d’un avis raisonnable. Dans ce cas, elle doit être informée des conséquences d’un tel retrait.

• PRINCIPE 4 : LIMITES À LA COLLECTE

  La collecte de renseignements personnels devrait se limiter à ceux qui sont nécessaires à la réalisation des motifs indiqués par le BAC. Les renseignements doivent être recueillis par des moyens justes et légaux.

  Les renseignements personnels ne doivent pas être recueillis de façon discriminatoire. Le nombre et le type de renseignements recueillis doivent se limiter aux renseignements nécessaires aux motifs indiqués.

• PRINCIPE 5 : UTILISATION, DIVULGATION ET CONSERVATION LIMITÉES

  Les renseignements personnels ne seront ni utilisés, ni divulgués pour un motif autre que celui pour lequel ils ont été recueillis, à moins d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée ou que la loi ne l’exige. Les renseignements personnels ne doivent être conservés que le temps nécessaire pour tenir les engagements.

  1. Si des renseignements personnels sont utilisés pour un nouveau motif, le BAC doit documenter celui-ci. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit également être remplie.

  2. Lorsqu’il détermine des cycles de conservation, le BAC doit considérer à la fois les exigences de l’activité et toutes les normes d’entreprise du BAC. Les cycles de conservation peuvent également être assujettis aux exigences législatives.

  3. Lorsqu’ils arrivent à leur date d’expiration, les renseignements et/ou dossiers personnels sont détruits, supprimés ou anonymisés. Les fichiers électroniques sont purgés au moyen de dispositions automatisées. Les données consignées sur papier sont habituellement purgées au moyen d’un mécanisme de destruction contrôlé et sûr, p. ex. le déchiquetage.

  4. Si le BAC divulgue des renseignements à des tiers, il doit suivre la trace de toutes les distributions de données; c’est-à-dire, qui reçoit quelles données, quand et pourquoi, en fonction des besoins.

• PRINCIPE 6 : EXACTITUDE

  Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour, selon ce qui est nécessaire aux fins des motifs pour lesquels ils sont utilisés.

  1. Les renseignements doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision au sujet d’une personne concernée.

  2. Les renseignements personnels utilisés en permanence, y compris ceux qui sont divulgués à des tiers, doivent généralement être exacts et à jour, à moins que des limites à l’exigence d’exactitude ne soient clairement établies.

• PRINCIPE 7 : MESURES DE SÉCURITÉ

  Les renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de sécurité appropriées à leur nature confidentielle.

  1. Les mesures de sécurité doivent protéger les renseignements contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation et la modification non autorisés. Cette exigence s’applique à tous les renseignements personnels, peu importe le support sur lequel ils sont enregistrés.

  2. Les mesures de protection varieront en fonction du degré de confidentialité des renseignements recueillis, de leur quantité, leur distribution, leur format et la méthode d’enregistrement.

  3. Lorsqu’on élimine ou détruit des renseignements personnels, on doit procéder avec précaution afin d’éviter à des tiers non autorisés d’y avoir accès.

• PRINCIPE 8 : TRANSPARENCE

  Le BAC doit mettre à la disposition des particuliers des renseignements précis au sujet de ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels.

  Les particuliers doivent pouvoir obtenir des renseignements au sujet des politiques et pratiques du BAC en matière de protection des renseignements personnels sans devoir recourir à des efforts déraisonnables. Ces renseignements doivent être disponibles dans un format qui est habituellement compréhensible.

• PRINCIPE 9 : ACCÈS INDIVIDUEL

  Sur demande et dans la mesure du possible, toute personne doit être informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et doit avoir accès à ces données. Une personne doit pouvoir contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et les faire modifier le cas échéant. Ces dispositions doivent être appliquées en tenant compte des obligations du BAC à l’égard de ses membres.

  1. Les renseignements demandés doivent être fournis ou mis à disposition sous une forme généralement compréhensible. Par exemple, si des abréviations ou des codes sont utilisés pour enregistrer des renseignements, une explication doit être fournie.

  2. Le BAC permettra à une personne d’accéder aux dossiers contenant ses renseignements personnels. Toutefois, notre capacité à répondre aux demandes pourrait être limitée.

     • Il est possible que certaines données n’aient pas été classées de manière à rendre les renseignements personnels accessibles.

     • En fournissant les renseignements, il est possible que nous effacions les parties qui divulguent des renseignements personnels d’autres personnes.

     • Si des personnes ont des doutes quant à l’exactitude des renseignements, le BAC leur indiquera quel est l’organisme qui les lui a transmis pour qu’elles puissent demander une correction. Dans plusieurs cas, le BAC n’est que le gardien et non pas le propriétaire des renseignements.

• PRINCIPE 10 : PRÉOCCUPATIONS RELATIVES À LA CONFORMITÉ

  Quiconque pourra remettre en question la conformité aux principes susmentionnés en s’adressant au chef de la protection des renseignements personnels du BAC.

  1. Des processus sont en place pour recevoir les plaintes et demandes de renseignements concernant les politiques et pratiques du BAC en matière de traitement des renseignements personnels et y donner suite. Les procédures en matière de règlement de plaintes sont facilement accessibles et simples.

  2. Le BAC enquêtera sur toutes les plaintes. Si une plainte est justifiée, le BAC prendra les mesures appropriées pour résoudre la situation, y compris, si nécessaire, la modification de ses politiques et pratiques.